Assinar um documento recebido

Esta página é para quem recebeu um convite para assinar. Ela explica, passo a passo, o que aparece na tela e o que fazer em cada momento — do e-mail (ou da mensagem no celular) até a confirmação de que a assinatura foi registrada.

Você não precisa criar conta, não precisa instalar nada e não paga nada para assinar. Quem paga é quem enviou o documento.

Se você é quem envia documentos e chegou aqui, esta é a página para encaminhar ao seu cliente quando ele disser "não sei mexer nisso". O caminho do lado de quem envia está em Documentos.

Antes de começar

Separe:

• Um celular ou um computador com internet. Serve qualquer um dos dois. No celular funciona igual — a tela só se organiza de outro jeito.
• Seu CPF e, às vezes, sua data de nascimento.
• De 5 a 10 minutos sem pressa, porque no meio do caminho você vai precisar ler o documento.

Dependendo do que quem enviou exigiu, também pode ser pedido:

• Um código de seis números que chega em outra mensagem.
• Uma foto do seu rosto e uma foto do seu documento de identidade (RG ou CNH).
• Um certificado digital seu (só se você já tiver um; a maioria das pessoas não tem e não precisa).

Passo 1 — Encontrar o convite

O convite chega por um dos dois caminhos, nunca pelos dois:

Por e-mail. O assunto é assim:

Nome da empresa enviou "Nome do documento" para você assinar

Dentro do e-mail há um botão azul (ou da cor da empresa) escrito Abrir e assinar.

Por WhatsApp (e, se o WhatsApp falhar, por SMS). A mensagem é curta:

Nome da empresa enviou um documento para você assinar: https://...

Não achou o e-mail? Procure na caixa de Spam ou Lixo eletrônico — é para onde ele vai com mais frequência. Procure também pelo nome da empresa que enviou. Se ainda assim não aparecer, ligue para quem enviou e peça para reenviar; não existe jeito de recuperar o link sozinho.

Duas coisas importantes sobre esse link:

• Ele é só seu. Se outra pessoa também precisa assinar o mesmo documento, ela recebe um link diferente. Não repasse o seu para ninguém.
• Ele tem prazo. O link vale por 30 dias. O documento pode ter um prazo próprio, ainda menor, definido por quem enviou — nesse caso ele aparece escrito na tela.

Passo 2 — Abrir o link

Toque (ou clique) no botão Abrir e assinar do e-mail, ou no endereço que veio na mensagem do celular. O navegador que você já usa abre a página — não é preciso baixar nenhum aplicativo.

Se em vez da tela do documento aparecer "Este link não está disponível", veja a lista de problemas no fim desta página.

Passo 3 — Reconhecer a tela

Antes de fazer qualquer coisa, olhe três lugares:

1. No alto, o nome da empresa que enviou, o nome do documento e, quando existe, a frase "Prazo até dd/mm/aaaa". Se o nome da empresa não for conhecido seu, pare e confirme por telefone antes de continuar.
2. Ao lado (no celular, logo acima), a lista de todas as pessoas que assinam este mesmo documento, com a situação de cada uma: Assinou, Aguardando assinatura, Aguarda a vez ou Recusou. O seu nome aparece marcado como você.
3. Mais abaixo, o documento em si, para ler.

Logo acima do documento aparece "Olá, [seu nome]." e, se quem enviou escreveu um recado, ele vem em seguida.

Passo 4 — Ler o documento

O documento fica na própria página, embaixo. Role a tela para baixo para ler até o fim.

• No computador, use a barra de rolagem lateral ou a rodinha do mouse.
• No celular, arraste com o dedo para cima.
• Para aumentar a letra, use os controles do visualizador de PDF (o sinal de + ) ou, no celular, afaste dois dedos na tela.

Você pode ler com calma: nada é assinado enquanto você não clicar no botão de assinar, lá no fim. O documento continua disponível na tela durante todo o preenchimento, então dá para voltar e conferir uma cláusula a qualquer momento.

Passo 5 — Aceitar assinar pela internet

No alto da página há dois botões: Recusar e Aceitar e continuar. Entre eles, um quadro com o texto do aceite — a autorização de que você concorda em assinar por meio eletrônico em vez de caneta e papel.

Faça nesta ordem:

1. Clique em Ler o texto para abrir o quadro e leia o que está escrito.
2. Marque o quadradinho "Li e aceito assinar este documento eletronicamente, nos termos acima."
3. Clique em Aceitar e continuar.

Enquanto o quadradinho estiver desmarcado, o botão Aceitar e continuar fica apagado e não funciona — isso é o esperado, não é defeito.

Aceitar não é assinar. Aceitar só libera as próximas etapas. A assinatura acontece no Passo 10.

E os outros dois botões?

• Recusar — use se você leu o documento e não concorda com o conteúdo. É preciso escrever o motivo. Recusar encerra o documento para todas as pessoas envolvidas e não tem volta.
• "Não reconheço este pedido ou suspeito de acesso indevido" (o link pequeno embaixo) — use se este convite não era para você, caiu num grupo, ou você acha que alguém entrou no seu e-mail. Isso desliga só o seu link, para sempre, sem encerrar o documento para os outros.

Passo 6 — As etapas extras (só aparecem às vezes)

Depois de aceitar, podem aparecer até três quadros de conferência. Se não aparecer nenhum, pule para o Passo 7. Cada quadro fica verde quando é concluído, e o botão de assinar só libera com todos verdes.

Identificação

Pede CPF e/ou data de nascimento. Digite e clique em Confirmar.

Se aparecer "Os dados não conferem com o cadastro deste convite.", o que você digitou é diferente do que quem enviou cadastrou. Confira número por número. Se estiver certo e mesmo assim não passar, foi quem enviou que cadastrou errado — ligue e peça a correção.

Código de confirmação

1. Clique em Enviar código.
2. A tela diz para onde o código foi: seu e-mail ou seu WhatsApp. Abra esse aplicativo e procure a mensagem.
3. Volte para a página e digite os seis números no campo.
4. Clique em Confirmar código.

O código vale por 15 minutos. Se demorar, clique em Reenviar e use o novo — o anterior deixa de funcionar. Se aparecer "O código expirou. Peça um novo.", é só isso que aconteceu.

Ninguém do Firmou vai pedir esse código por telefone. Se alguém ligar pedindo, não entregue.

Selfie e documento

Pede duas fotos:

• Foto do rosto — no celular, ao tocar no campo a câmera frontal abre direto; tire a foto com boa luz, sem boné e sem óculos escuros.
• Documento de identidade — foto do RG ou da CNH (ou um arquivo PDF).

Depois clique em Enviar fotos. Cada arquivo pode ter até 8 MB, em JPG ou PNG (o documento também aceita PDF). Se aparecer "Não foi possível enviar as fotos.", tente de novo — normalmente é a internet oscilando.

Passo 7 — Conferir os seus dados

O quadro Seus dados pede três coisas:

• Nome completo — já vem preenchido com o nome que quem enviou cadastrou. É o nome que vai sair impresso embaixo da sua assinatura. Corrija se estiver errado.
• CPF — digite só os números; os pontos e o traço entram sozinhos. Se aparecer "CPF inválido — confira os dígitos.", há um número errado.
• Data de nascimento — no computador, clique no ícone de calendário ou digite dia, mês e ano.

Alguns campos podem já vir preenchidos. Nesse caso é só conferir.

Passo 8 — Preencher o que ficou em branco no documento

Se quem enviou deixou lacunas para você (por exemplo, "número da matrícula"), aparece o quadro Dados a preencher no documento.

O que você escrever aqui sai impresso dentro do documento assinado, no lugar que quem enviou marcou. Não é um formulário do Firmou — é o próprio contrato. Escreva com atenção.

Campos marcados (opcional) podem ficar em branco. Os demais são obrigatórios e travam o botão de assinar até serem preenchidos.

Passo 9 — Escolher como a sua assinatura vai aparecer

No quadro Como a sua assinatura aparece há quatro abas. Escolha uma só. Todas têm o mesmo valor legal.

Aba	O que faz	Para quem
Digitar	Mostra o seu nome escrito em quatro letras diferentes, parecidas com letra de mão. Clique na que você preferir.	É a mais simples. Se estiver em dúvida, use esta.
Desenhar	Um quadro em branco onde você desenha a assinatura com o dedo (celular) ou com o mouse. O botão da borracha limpa e recomeça.	Quem quer a própria assinatura e está no celular.
Enviar imagem	Você escolhe uma foto da sua assinatura feita no papel (PNG ou JPG). Assine numa folha branca, fotografe com boa luz e envie.	Quem já tem essa foto guardada.
Certificado digital	Usa um arquivo .pfx ou .p12 seu, com senha — o mesmo que se usa no Adobe Reader ou no Assinador ITI.	Só quem já comprou um certificado.

Na aba Digitar, a prévia mostra o seu nome de verdade, não um exemplo — é assim que você vê como vai ficar antes de decidir.

Se você trocar de aba, o que tinha feito na anterior é descartado. Isso é proposital: só uma assinatura pode valer.

Sobre o certificado digital: o arquivo e a senha não saem do seu computador — o Firmou recebe apenas o resultado da assinatura. Ainda assim, use um computador de confiança. Se quem enviou exigiu certificado, as outras três abas nem aparecem; nesse caso, sem um certificado seu não há como assinar, e é preciso falar com quem enviou.

Passo 10 — Assinar

Suba até o alto da página. Na barra escrita Assine o documento, clique em Salvar e assinar.

Se o botão estiver apagado, falta alguma coisa. Passe o mouse por cima (ou olhe a página de cima a baixo) para achar o que é — normalmente:

• alguma etapa do Passo 6 ainda não está verde;
• o nome, o CPF ou a data de nascimento estão em branco ou incorretos;
• um campo obrigatório do Passo 8 está vazio;
• nenhuma aba de assinatura foi escolhida no Passo 9.

Ao clicar, o botão muda para Salvando…. Espere. Não clique duas vezes e não feche a página.

Junto da assinatura ficam registrados a data, o horário, o endereço de internet (IP) do seu aparelho e o navegador usado. Isso é o que prova, depois, quem assinou e quando.

Passo 11 — Pronto

Aparece um quadro verde com "Assinatura concluída."

O que acontece a partir daí:

• Se você era a única pessoa a assinar, o documento já está pronto.
• Se há outras pessoas, o documento só fica pronto quando todas assinarem.
• Quando todas as assinaturas estiverem reunidas, você recebe um e-mail com o documento assinado e o comprovante em anexo. Guarde esse e-mail: são os arquivos que provam o que foi assinado. (Quem recebeu o convite por WhatsApp ou SMS, sem e-mail cadastrado, não recebe esse envio — peça os arquivos a quem enviou o documento.)
• A tela oferece criar uma conta gratuita no Firmou. É opcional. Com conta, você passa a ver num só lugar todos os documentos que assinar — a Central de Assinaturas.

Seu link para de funcionar depois que você assina. Se você abrir o mesmo e-mail de novo e vir "Este link não está disponível", está tudo certo — é sinal de que a assinatura foi registrada, não de erro.

Dá para parar no meio e voltar depois?

Sim, enquanto você ainda não tiver assinado. Feche a página e abra o mesmo link mais tarde: o aceite fica guardado e os campos que você já tinha preenchido voltam preenchidos. Só o que não estiver salvo na hora em que você fechar precisa ser refeito.

Depois de assinar, não há como voltar atrás nem desfazer.

Recusar e "não reconheço este pedido" não são a mesma coisa

	Recusar	Não reconheço este pedido
Quando usar	Você leu e não concorda com o documento.	O convite não era para você, ou você suspeita que invadiram seu e-mail.
O que acontece	O documento é encerrado para todos. Ninguém mais assina.	Só o seu link para de funcionar. Os outros continuam.
Quem é avisado	Quem enviou o documento.	Quem enviou o documento.
Tem volta?	Não.	O seu link não volta; quem enviou pode gerar um novo para você.

Quando algo dá errado

O que aparece na tela	O que aconteceu	O que fazer
"Este link não está disponível"	O link já foi usado (você já assinou), expirou, foi substituído por um mais novo, ou foi desligado.	Se você já assinou, está tudo certo. Senão, peça a quem enviou um link novo.
"Os dados não conferem com o cadastro deste convite."	O CPF ou a data de nascimento digitados são diferentes dos cadastrados.	Confira o que digitou. Se estiver certo, avise quem enviou — o cadastro é que está errado.
"CPF inválido — confira os dígitos."	Falta um número ou há um número trocado.	Digite de novo, só os números.
"O código expirou. Peça um novo."	Passaram-se mais de 15 minutos.	Clique em Reenviar e use o código novo.
"Peça um código antes de confirmar."	O botão Enviar código ainda não foi clicado.	Clique em Enviar código primeiro.
"Não foi possível enviar as fotos. Tente de novo."	A internet oscilou ou o arquivo é grande demais (limite de 8 MB).	Tente de novo, de preferência no Wi-Fi.
"Não foi possível assinar com este certificado."	A leitura do certificado falhou ou a página ficou parada tempo demais.	Escolha o arquivo do certificado de novo, digite a senha e repita.
"A assinatura está temporariamente indisponível: o texto de aceite não está publicado."	Um problema do lado do sistema, não seu.	Avise quem enviou o documento.
O código não chega	O e-mail caiu no spam, ou o número de celular cadastrado está errado.	Olhe o spam. Se não estiver lá, peça a quem enviou para conferir o contato cadastrado.
A página não carrega	Conexão instável.	Feche e abra o link de novo, de preferência no Wi-Fi.

Em qualquer caso que não esteja nesta lista, o caminho certo é falar com a empresa que enviou o documento — o nome dela está escrito no alto da tela e no e-mail do convite. O Firmou é a ferramenta; o documento é dela.

Perguntas frequentes

Preciso criar conta? Não. Assinar pelo link não exige cadastro nem senha.

Preciso pagar alguma coisa? Não. Assinar é gratuito para quem recebe.

Preciso imprimir, assinar e digitalizar? Não. Todo o processo acontece na tela.

Posso assinar pelo celular? Sim, e é o caminho mais fácil se você for desenhar a assinatura com o dedo ou tirar as fotos.

Essa assinatura vale juridicamente? Sim. Ao final, o documento é lacrado com um certificado digital ICP-Brasil, o que faz qualquer alteração posterior ficar detectável. O aceite que você marca no Passo 5 é justamente o que a lei exige para que a assinatura eletrônica valha entre as partes (Medida Provisória 2.200-2, artigo 10, § 2º, e Lei 14.063/2020).

Recebi o convite mas não sou eu quem deve assinar. Não repasse o link. Use o link "Não reconheço este pedido ou suspeito de acesso indevido" e avise quem enviou.

Assinei e não recebi nada por e-mail. O e-mail com os arquivos só sai quando todas as pessoas envolvidas assinarem. Veja na lista lateral da tela quem ainda falta.