Documentos

A tela Documentos é onde você sobe um PDF avulso, define quem assina e onde, e envia para assinatura. Ela é diferente de um modelo: aqui você sobe um arquivo e o envia uma única vez; um modelo reutilizável, que dispara vários documentos de uma vez (um por destinatário cadastrado), é outro fluxo — veja Modelos.

Cada documento gerado a partir de um modelo também aparece nesta listagem, como qualquer outro — a única diferença é que a página dele mostra "Gerado a partir do modelo: [nome do modelo]", com link de volta para ele.

Situação do documento

Situação	O que significa	O que ainda dá para fazer
Rascunho	Criado, ainda não enviado.	Tudo: trocar/posicionar campos, adicionar/remover/reordenar signatários, ajustar as exigências do envio, descartar ou enviar.
Enviando	Os convites estão sendo despachados (estado de transição, rápido).	Só consulta.
Aguardando assinaturas	Convites já saíram, faltam assinaturas.	Reenviar convite, corrigir contato (se ninguém abriu o link ainda), revogar/reemitir o meio de assinatura de alguém. Não dá mais para editar campos nem a lista de signatários.
Concluído	Todos assinaram e o documento foi selado.	Baixar os arquivos, reenviar o e-mail de conclusão, ver a trilha.
Recusado	Algum signatário recusou assinar — encerra o documento inteiro para todos.	Só consulta.
Cancelado	O prazo para assinar estourou sem todas as assinaturas, ou foi cancelado manualmente.	Só consulta.
Prazo encerrado	Vencido pela regra de validade monitorada.	Só consulta.

Um selo à parte, "Precisa de atenção", pode aparecer independente da situação acima, em dois casos:

• Link revogado — um destinatário ficou sem como assinar porque o meio de assinatura dele foi revogado. Gere um novo link para ele.
• Falha ao selar — todos já assinaram, mas a certificação final do documento falhou. Use a ação de selar de novo.

Como criar um documento avulso

1. Na listagem Documentos, clique em Novo documento.
2. No formulário que abre:
   • Arquivo PDF — arraste o arquivo ou clique para escolher. Só aceita PDF, com limite de 20 MB. Se o arquivo passar do limite, o aviso aparece antes mesmo de tentar subir (documentos que já passaram por assinatura costumam ficar maiores, porque carregam o selo e o comprovante anexado — vale saber disso se for reenviar um documento já assinado por engano).
   • Nome do documento — vem pré-preenchido com o nome do arquivo, mas some a sugestão assim que você digitar algo próprio.
   • Mensagem para quem vai assinar — opcional.
   • Prazo para assinar — opcional nesta tela; dá para ajustar depois em Exigências do envio.
3. Clique em Criar e continuar. O documento nasce como rascunho e você é levado direto para a página dele, onde ficam os passos seguintes: adicionar signatários e posicionar os campos.

Como adicionar signatários

No painel Quem vai assinar, clique em Adicionar signatário. Esse painel só é editável enquanto o documento é rascunho.

Se você escolhe alguém que já existe na sua agenda, o formulário some os campos — é só selecionar o contato (mais o canal de envio, se o contato tiver e-mail e telefone cadastrados). Para cadastrar alguém novo na hora:

• Nome — obrigatório.
• Como falar com esta pessoa — E-mail ou Celular, um dos dois é obrigatório. O convite sai por esse único canal.
• CPF — opcional, mas é o que ativa a conferência de identidade: com o CPF preenchido, o signatário responde a essa conferência antes de assinar.
• Data de nascimento — opcional.
• Salvar também na agenda de contatos — vem marcado por padrão, para reaproveitar essa pessoa em outro envio sem redigitar nada.

Não existe papel diferente para "testemunha" ou "aprovador" — só signatário. Cada signatário adicionado entra no fim da fila e ganha uma cor própria, usada tanto na lista quanto nos campos que forem posicionados no PDF, para ficar claro de quem é cada campo sem precisar de legenda.

Ordem de assinatura

A chave Assinatura em cadeia, no topo do painel, controla se todos assinam ao mesmo tempo ou um de cada vez:

• Desligada (padrão) — todos recebem o link no envio e assinam em qualquer ordem.
• Ligada — um de cada vez: o próximo só recebe o link quando o anterior assina. A lista passa a ser numerada, e essa numeração é a ordem real dos convites. Para reordenar, use as setas ao lado de cada signatário.

Como posicionar os campos no documento

No editor de campos, ao lado do painel de signatários:

1. Em Campo de, escolha de qual signatário é o próximo campo — é essa pessoa que "recebe" o campo que você posicionar em seguida.
2. Escolha o tipo: Assinatura, Rubrica ou Texto.
3. Clique no ponto do PDF onde o campo deve entrar. O clique marca o centro da caixa; depois é só arrastar para mover, ou puxar a alça no canto inferior-direito para redimensionar. Um "X" dentro da caixa remove o campo.

O campo de Assinatura tem tamanho mínimo. A marca que o Firmou desenha sobre ele — o traço, o nome, o CPF, a data e o código de validação — tem um tamanho fixo e não encolhe para caber numa caixa menor: ela sairia por cima do que estivesse em volta, e isso só apareceria no documento pronto, com todos já tendo assinado. Por isso a alça de redimensionar trava ao chegar no mínimo, e o campo já nasce grande o bastante.

Se um campo de assinatura aparecer com um triângulo de aviso, ele veio menor que o mínimo — de um modelo antigo, por exemplo. Clique no triângulo para ajustá-lo, ou o documento não vai poder ser salvo.

Duas coisas que não existem como campo posicionável: data (ela entra automaticamente na legenda sob a assinatura, junto com nome e CPF do signatário) e QR code (é configurado à parte, nas Exigências do envio — veja abaixo).

Rubrica por padrão se repete sozinha em todas as páginas, na mesma posição, como rubricar um contrato físico. Selecione o campo depois de posicionado para desligar isso — aí ela vale só para a página em que foi colocada, e dá para posicionar outra em cada página que precisar.

Texto tem três variações, escolhidas quando o campo está selecionado:

• Eu escrevo o texto — você digita agora o valor que vai carimbado (ex.: um nome de cidade).
• Quem assina preenche — o campo some em branco e o próprio destinatário preenche ao assinar; exige um rótulo dizendo o que pedir (ex.: "Número da matrícula").
• Dado do destinatário — preenche sozinho com um dado já cadastrado da pessoa (nome, CPF, e-mail, telefone ou data). Essa opção só existe em modelos, não em documento avulso.

Se algum signatário ficar sem campo de assinatura, um aviso amarelo lista quem está nessa situação — vale conferir antes de enviar, porque essa pessoa abriria o link sem achar onde assinar.

Nada é salvo automaticamente. Clique em Salvar campos depois de posicionar; o indicador ao lado mostra "Alterações não salvas" ou "Salvo".

Se o PDF que você subiu já veio assinado digitalmente por outro sistema, o editor entra em modo restrito: só dá para marcar a posição da assinatura, sem soltar rubrica ou texto — desenhar por cima invalidaria a assinatura já existente no arquivo.

Exigências do envio

Botão Exigências do envio, com um contador de quantas estão ligadas. Cada uma acrescenta uma etapa para quem vai assinar — todas desligadas por padrão, exceto a primeira:

• Exigir CPF do signatário — ligada por padrão. Desligue só se o signatário for estrangeiro sem CPF.
• Autenticação de dois fatores — um código chega por e-mail separado do convite e precisa ser digitado antes de assinar.
• Solicitar selfie e documento — o signatário envia foto do rosto e do documento de identidade; fica registrado na trilha.
• Exigir assinatura com certificado digital — fica registrado, mas ainda não é cobrado de fato na cerimônia de assinatura.
• Monitorar validade — define quantos meses o documento vale a partir da última assinatura; avisos por e-mail saem em 60, 30 e 7 dias antes do fim do prazo.
• Prazo para assinar — data-limite para reunir todas as assinaturas (sugestão padrão: 30 dias a partir de hoje). Se a data passar sem todas as assinaturas, o documento é cancelado e os links param de funcionar.

Numa seção à parte, "No documento final" — o que muda no PDF em si:

• QR de validação — escolha visual entre os quatro cantos da página ou "Sem QR" (padrão). O QR leva à página pública de conferência, onde qualquer pessoa vê quem assinou e baixa os arquivos.
• Anexar o comprovante ao documento assinado — desligada por padrão; se ligada, o comprovante entra dentro do próprio PDF assinado (por padrão, ele sai como arquivo separado).

Essas duas últimas ficam bloqueadas se o PDF já chegou assinado digitalmente por outro sistema, porque carimbar ou anexar por cima invalidaria a assinatura original.

Tudo nesse painel salva sozinho a cada alteração — não tem botão "Salvar".

Etiquetas

Painel à parte, ao lado do documento. Serve para organizar e achar o documento depois — digite um nome que ainda não existe para criar uma etiqueta nova (cor escolhida automaticamente). Também salva sozinho, sem botão de confirmação.

Enviando o documento

Com pelo menos um signatário cadastrado, o botão Enviar para assinatura fica disponível. Ele abre uma confirmação que:

1. Repete a ordem de envio (em cadeia ou todos de uma vez).
2. Mostra de novo o painel de Exigências do envio, para ajustar de última hora.
3. Avisa, se for o caso, que existem campos posicionados e não salvos — e que enviar agora manda o documento sem eles, porque depois do envio os campos não mudam mais.

O envio é irreversível. Depois dele, a lista de signatários e as exigências do envio não podem mais ser alteradas.

O destinatário recebe um convite pelo canal cadastrado (e-mail, ou WhatsApp com fallback automático para SMS se o WhatsApp falhar). Em assinatura em cadeia, só quem está no passo atual recebe o link — os demais são chamados conforme os anteriores forem assinando.

O que ele vê ao abrir esse link, etapa por etapa, está em Assinar um documento recebido — a página escrita para o destinatário, para encaminhar a quem travar no meio do caminho.

Depois do envio

• Reenviar convite — disponível para quem ainda não assinou nem recusou, com contato válido e (em cadeia) no passo atual.
• Corrigir o contato — só aparece enquanto o destinatário ainda não abriu o link. Troca e-mail ou celular, revoga o link antigo na hora e dispara um convite novo para o novo contato.
• Revogar o meio de assinatura — invalida só o link daquela pessoa, sem afetar os demais nem desfazer assinaturas já dadas (exigência legal da Lei 14.063/2020, art. 4º, §2º). Depois de revogar, use Novo meio para gerar outro link — ele não sai por e-mail automaticamente (para não cair na mesma caixa comprometida); copie e entregue por um canal confiável.
• Selar de novo — só aparece quando todos já assinaram, mas a certificação final falhou.

Recusar (ação do próprio signatário) é diferente de revogar: recusar encerra o documento inteiro para todos; revogar afeta só aquela pessoa.

Trilha de auditoria

Botão Trilha, disponível em qualquer situação do documento (mesmo em rascunho). Mostra tudo que aconteceu, do arquivo entrando ao comprovante saindo — o mesmo conteúdo que sai impresso no comprovante de assinatura em PDF.

Arquivos disponíveis para download

Aparecem conforme o progresso do documento:

• Documento original — o que as partes leram antes de assinar.
• Documento assinado — com o selo ICP-Brasil do Firmou.
• Comprovante de assinatura — quem assinou, quando, de onde e como.

Mensagens de erro comuns

Se uma ação falhar, a mensagem costuma vir do próprio backend quando existe uma razão específica; senão aparece um texto genérico como "Não foi possível enviar o documento." Se qualquer ação parar de funcionar do nada depois de um tempo parado na tela, o motivo mais comum é sessão expirada — faça login de novo.